Onderzoek naar succesfactoren van interorganisationele innovatie in de publieke sector

In het afgelopen halfjaar heeft Pien Aldenzee bij Novum aan haar masterscriptie gewerkt. Zij is onlangs afgestudeerd aan de Masteropleiding Communicatie, beleid en management van het departement Bestuurs- en Organisatiewetenschap (USBO) van de Universiteit Utrecht. Ze kwam bij ons terecht via een gastcollege dat een van onze teamleden gaf bij de UU. Wij vroegen haar onderzoek te doen naar succesfactoren van interorganisationele innovatie in de publieke sector. Deze inzichten zijn namelijk zeer waardevol voor een lab dat steeds vaker wil gaan samenwerken met andere (overheids)organisaties. Haar volledige scriptie is onderaan dit artikel te downloaden. De voornaamste conclusies en aanbevelingen vatte zij samen in deze handige hand-out:

Tips interorganisationele innovatie:

Formuleer de doelstelling gezamenlijk

• Zorg dat de doelstelling gezamenlijk geformuleerd wordt en creëer openheid over onderlinge belangen of verschillende interpretaties die hieraan ten grondslag kunnen liggen. Zo zorg je dat er een gedeeld eigenaarschap ontstaat in plaats van een ‘wij’ versus ‘jullie’ perspectief. Bovendien worden zo eventuele verschillen in een vroeg stadium besproken. Wanneer deze pas in een later stadium boven water komen blijkt dat de verschillen dan vaak lastig(er) te overbruggen zijn.
• Wees eerlijk over de verwachting van elkaar wat betreft tijd en middelen, deze kunnen namelijk per organisatie verschillen. Doe geen beloftes of toezeggingen die niet waargemaakt kunnen worden en pas de doelstelling daar op aan. Dit voorkomt latere teleurstellingen of tegenslagen in het proces.

Vind balans tussen afspraken en flexibiliteit

(ook voor wanneer het mis gaat!)

• Innovatie heeft ruimte, creativiteit en flexibiliteit nodig; tegelijkertijd komt er weinig van de grond als er geen goede afspraken gemaakt worden. Balans hiertussen is belangrijk. Hoewel soms op toevalligheden moet worden ingespeeld, helpt het stellen van deadlines bij het bereiken van een zekere mate van concreetheid.
• Verdeel taken en verantwoordelijkheden en leg deze vast. Schenk daarbij ook aandacht aan afspraken over wanneer het misgaat of dingen anders lopen dan gepland. Wanneer niks is vastgelegd en er onenigheid ontstaat is het moeilijker om er nog met elkaar uit te komen of om elkaar nog wat te gunnen. Het inplannen van evaluatie-momenten kan het gemakkelijker maken om elkaar aan te spreken op (het niet nakomen van) afspraken.

Bespreek leiderschap en geef hier samen betekenis aan

• Leiderschap is belangrijk maar een verkeerde invulling kan negatieve gevolgen hebben. Maak de rol van leider daarom bespreekbaar. Uit ervaring komt naar voren dat de meeste waarde wordt gehecht aan facilitair en horizontaal leiderschap. Een leider moet een goed proces mogelijk maken maar is wel gelijkwaardig aan de rest van de groep. Wanneer een leider zijn of haar eigen mening of agenda doordrukt heeft dit negatieve gevolgen op motivatie en betrokkenheid van anderen.
• Tevens moet een leider de prioriteiten aanbrengen aan het proces en de mogelijke activiteiten die erbij komen kijken. Bij innovatie is het makkelijk om af te wijken van het afgesproken plan of om in te gaan op interessante ontwikkelingen, maar een bepaalde mate van focus is ook van belang om niet verzeild te raken in allerlei zijpaden.

Betrek de juiste partijen op het juiste moment

• Denk goed na over welke partijen je wanneer betrekt en welke invloed dit kan hebben op de (implementatie van de) innovatie. Uit ervaring blijkt dat projecten met twee of drie partijen vaak het prettigst werken omdat in deze gevallen de betrokken partijen vaak gemotiveerd zijn en grote verantwoordelijkheid voelen. Bij een te groot aantal betrokken partijen ontbreekt vaak een verantwoordelijkheidsgevoel en wordt vaker een afwachtende houding aangenomen omdat verwacht wordt dat iemand anders de taken wel op zich neemt.
• Tegelijkertijd werkt het betrekken van te weinig partijen soms ook nadelig. Relevante partijen (al dan niet bewust) niet of pas later betrekken kan ervoor zorgen dat zij minder betrokken zijn of zich gepasseerd voelen. Dat kan negatieve invloed hebben op het proces, met name omdat het zorgt voor traagheid. Het kost namelijk tijd om deze partijen dan alsnog aan boord te krijgen. Houd hier dus rekening mee.
• Samenwerken op zich moet niet het doel zijn, het probleem oplossen wel. Zorg daarom dat je met de juiste partijen samenwerkt en dat iedereen aan tafel weet waarom hij/zij aan tafel zit en wat hij/zij kan bijdragen. Hierbij kan diversiteit – zowel wat betreft persoonlijke eigenschappen als vakkennis – zorgen voor vernieuwende perspectieven. Het betrekken van een ‘neutrale’ partij zoals een belangenorganisatie of universiteit kan onderlinge spanningen tussen publieke organisaties wellicht verminderen.

Motivatie én mandaat

• Zowel innovatie als samenwerking zijn complexe processen met veel onzekerheid. Het gaat vaak anders dan vooraf gepland en daarom is de motivatie van betrokken partijen belangrijk. Geloof in het project, enthousiasme en de bereidheid om er tijd en energie in te steken moet bij iedereen aanwezig moet zijn. Met weinig motivatie is het moeilijker om te herstellen van tegenslagen (die vaak wel onderdeel zijn innovatie).
• Schenk ook aandacht aan het mandaat van betrokken actoren binnen de samenwerking. Bespreek dit en denk indien nodig na over hoe dit vergroot kan worden. Weinig mandaat kan zorgen voor traagheid in het proces doordat steeds intern om toestemming gevraagd moet worden. Dit kan frustratie oproepen bij de andere partijen. Wees daarom eerlijk over je eigen mandaat zodat andermans verwachtingen daarop zijn ingesteld.

Download de volledige masterscriptie van Pien Aldenzee

Dat wij heel regelmatig worden benaderd door studenten die op zoek zijn naar begeleiding van hun Master-scriptie vertelt ons dat Novum best een unieke plaats heeft in het innovatielandschap voor het publieke domein. Wij zijn daardoor altijd een beetje vereerd, maar kunnen helaas niet elke aanvraag honoreren; we moeten selecteren. Dit doen wij o.a. op basis van de toepasbaarheid van het onderwerp voor onze eigen praktijk. Liever nog werken we samen met onderwijsinstellingen om de vragen die ons bezighouden uit te zetten voor onderzoek.