Stakeholder canvas

Zodra je aan een innovatieproject begint heb je te maken met stakeholders.

Gaan we ervoor?

Doelstelling: Identificeer de mensen die betrokken zijn bij het project en begrijp wat hun rol is. Bedenk vervolgens hoe je ze kunt betrekken.

Werkinstructie kort

  • Duur: 45 – 60 minuten (afhankelijk van de case en de groepsgrote)
  • Complexiteit: 3/5
  • Groepsomvang: 2 – 6 deelnemers

Introductie

Het Stakeholder Map Canvas is een essentieel hulpmiddel binnen de Novum innovatiemethode, ontworpen om stakeholders te identificeren, analyseren en categoriseren. Dit canvas stelt teams in staat om hun benadering van verschillende stakeholders te optimaliseren op basis van hun belang en invloed (kracht) in het project. Door stakeholders systematisch in kaart te brengen, kunnen teams effectievere communicatie- en betrokkenheidstrategieën ontwikkelen.

Wat is het?

Het Stakeholder Map Canvas is een visueel instrument om projectstakeholders te ordenen op basis van hun belang voor en invloed op het project.

Wanneer gebruik je het canvas?

Gebruik het Stakeholder Map Canvas bij de start van een project, tijdens belangrijke projectfases, of wanneer er significante veranderingen in de stakeholdergroep optreden.

Waarom een canvas?

Een canvas biedt een gestructureerde en visuele manier om complexe informatie over stakeholders overzichtelijk weer te geven, wat helpt bij het maken van geïnformeerde beslissingen over stakeholdermanagement.

Hoe gebruik je het canvas?

Volg het onderstaande stappenplan om het canvas effectief in te vullen. Werk bij voorkeur samen met je projectteam om diverse perspectieven te integreren.

Hoe werkt het Canvas?

Stappenplan:

  1. Stakeholder-identificatie: Begin met het identificeren van alle relevante stakeholders voor je project. Betrek hierbij het hele team en gebruik technieken zoals brainstorming of checklists.
  2. Bepaal het belang van de stakeholder: Beoordeel voor elke stakeholder hoe belangrijk zij zijn voor het succes van het project. Plaats stakeholders van links naar rechts op de horizontale as, waarbij links minder belangrijk en rechts belangrijker is.
  3. Bepaal de kracht (invloed) van de stakeholder: Beoordeel voor elke stakeholder hoeveel invloed zij hebben op het project. Plaats stakeholders van onder naar boven op de verticale as, waarbij onder minder invloed en boven meer invloed betekent.
  4. Positioneer de stakeholders: Plaats elke stakeholder als een punt of post-it op het canvas, gebaseerd op de beoordelingen van belang en kracht.
  5. Categoriseer de stakeholders: Bekijk in welk kwadrant elke stakeholder valt en noteer de bijbehorende strategie:
    • Rechtsboven (Managen): Hoog belang, hoge kracht – Nauw betrekken en tevreden houden
    • Linksboven (Tevreden houden): Laag belang, hoge kracht – Voldoende informeren en tevreden houden
    • Rechtsonder (Informeren): Hoog belang, lage kracht – Goed informeren en betrokken houden
    • Linksonder (Monitoren): Laag belang, lage kracht – Monitoren met minimale inspanning
  6. Vul aanvullende informatie in: Voor elke stakeholder, beantwoord de vragen in de checklist:
    • Voorkeurskanaal? Hoe communiceert deze stakeholder het liefst?
    • Ritme? Hoe vaak moet er gecommuniceerd worden?
    • Inhoud? Welke informatie is voor deze stakeholder relevant?
    • Wie communiceert met wie? Wie is verantwoordelijk voor de communicatie?
    • Rolverdeling? Wat is de specifieke rol of bijdrage van deze stakeholder?
    • Duur van de rol? Hoe lang is deze stakeholder betrokken bij het project?
  7. Ontwikkel strategieën: Bespreek en noteer specifieke strategieën om elke stakeholder effectief te managen, gebaseerd op hun positie in het canvas en de aanvullende informatie.

Tips:

  • Wees specifiek in het beschrijven van stakeholders. Vermijd algemene termen.
  • Gebruik kleurcodes of symbolen om verschillende typen stakeholders te onderscheiden.
  • Herzie het canvas regelmatig tijdens het project om nieuwe stakeholders toe te voegen en bestaande te heroverwegen.

Best practices:

  • Betrek diverse teamleden bij het invullen van het canvas voor een breed perspectief.
  • Gebruik het canvas als basis voor het ontwikkelen van een gedetailleerd communicatieplan.
  • Integreer de inzichten uit het Stakeholder Map Canvas in je projectplannen en besluitvormingsprocessen.
  • Wees flexibel en bereid om je benadering aan te passen als de positie of behoeften van stakeholders veranderen.