Hoe kunnen we je helpen?
Print

Stakeholder canvas

Zodra je aan een innovatieproject begint heb je te maken met stakeholders.

Gaan we ervoor?

Doelstelling: Identificeer de mensen die betrokken zijn bij het project en begrijp wat hun rol is. Bedenk vervolgens hoe je ze kunt betrekken.

Werkinstructie kort

  • Duur: 45 – 60 minuten (afhankelijk van de case en de groepsgrote)

  • Complexiteit: 3/5

  • Groepsomvang: 2 – 6 deelnemers

Introductie

Als je aan een innovatieproject begint, krijg je te maken met stakeholders. Dit begint bij de persoon, het team of de afdeling die een probleem aankaart. Om je te helpen het speelveld te begrijpen, is dit stakeholder canvas ontworpen. Je kunt de relatie met je stakeholders opbouwen, onderhouden en versterken zodra je meer over hen weet. Dit canvas helpt je om per stakeholder te bepalen wie ze zijn, welke functie ze hebben binnen of buiten de organisatie, wat hun kenmerken zijn, welke behoeften ze hebben, en wat jouw innovatieproject van hen nodig heeft. Ook kun je zien hoe ze zich verhouden tot jouw innovatie.

Wat is het canvas?

 

Wanneer gebruik je het canvas?

 

Waarom een Canvas?

 

Hoe gebruik je het canvas?

 

Hoe werkt het Canvas?

 

  1. Stakeholder: Wie is de stakeholder en welke rol heeft deze binnen of buiten de organisatie?
  2. Eigenschappen: Wat kenmerkt de stakeholder? Wat doet hij/zij in zijn vrije tijd? Waar komt de stakeholder vandaan? Maak het zo persoonlijk mogelijk en zoek naar overeenkomsten.
  3. Rol: Is de stakeholder verantwoordelijk? Wordt de stakeholder geraadpleegd? Geïnformeerd? Voert de stakeholder taken uit?
  4. Behoeftes: Wat zijn de wensen? Wat is de agenda? Wat vindt de stakeholder belangrijk? Waar hoopt de stakeholder op?
  5. Positief: Wat maakt de stakeholder blij? Wat wekt interesse? Wat motiveert de stakeholder?
  6. Negatief: Wat frustreert de stakeholder? Wat veroorzaakt weerstand? Wat demotiveert de stakeholder?
  7. Innovatiebehoefte: Welke behoeften heeft het team met betrekking tot de stakeholder? Wat wordt er van de stakeholder verwacht?

Stap voor stap instructie

Dit is geen vaststaand proces, maar een voorbeeld dat je kunt toepassen en aanpassen aan je eigen werkwijze en de context van je werk.

Vooraf

Zorg ervoor dat je (ja, jij als facilitator!) een goede intake hebt gehad met de persoon die een probleem of uitdaging heeft aangedragen. Door tijdens een intakegesprek de juiste vragen te stellen, kun je al veel stakeholders identificeren. Ga vervolgens verder met het verkennen. Welke namen worden genoemd? Plan afspraken in om kennis te maken. Laat je niet leiden door hoe anderen een bepaalde stakeholder ervaren, ontdek het zelf en/of met je team.

Pas dit canvas toe tijdens de identificatiefase van een innovatieproject. Organiseer een teamvergadering en bereid alle benodigde materialen voor om dit goed te kunnen faciliteren. (Op kantoor of digitaal)

Checklist

  • Uitnodiging: tijd, locatie, thema/opdracht, doel
  • Ruimte: groot, comfortabel, anders ingericht dan normaal, whiteboards enzovoort, eventueel digitaal
  • Materialen: muren voorbereid met canvas en andere benodigdheden, stiften, post-its, digitaal indien nodig
  • Eventuele energizer
  • Pilottest: loop 30 minuten voorafgaand aan de sessie het draaiboek door met de mede-facilitator/opdrachtgever of met jezelf om te controleren of alles klaarstaat

Opening

Begin met een introductie van de sessie: waarom zijn jullie hier samen? Wat is het doel van de sessie?

en ga dan verder met de introductie van het Stakeholder canvas.

TIP: Gebruik bij de introductie de IDOARRT. Intentie, Gewenst Resultaat, Agenda, Rollen, Regels, Tijd.

Stakeholder canvas introductie

Breng iedereen naar het canvas. Loop van boven naar beneden en van links naar rechts langs alle onderdelen en leg uit wat er bij elk onderdeel ingevuld moet worden. Leg uit wat er bereikt wordt zodra het hele canvas is ingevuld. Wat heeft het team eraan?

Zorg ervoor dat elk teamlid bijdraagt aan het invullen van het canvas. Controleer of iedereen begrijpt wat het doel is en wat het canvas inhoudt. “Klaar om te beginnen?” En na een volmondig “Ja” vanuit het team kun je beginnen met invullen.

Overzicht:

Vul dit gedeelte in van links naar rechts. Zorg ervoor dat je voor elke geïdentificeerde stakeholder meteen de bijbehorende eigenschappen invult, tot aan de behoeften van het team met betrekking tot deze stakeholder.

Dit houdt iedereen scherp en voorkomt dat je later moet terugkomen op eerder geïdentificeerde stakeholders. Als facilitator kun je de genoemde details van elk onderdeel op het canvas noteren met post-its.

Plotten:

Na het identificeren en beschrijven van de stakeholders plaats je ze op de matrix. Doe dit op basis van de mate van interesse van de stakeholder in het innovatieproject en de mate van invloed van de stakeholder op het innovatietraject. Je kunt bijvoorbeeld beoordelen hoe betrokken de stakeholder is, welke tijd of capaciteit de stakeholder vrijmaakt om betrokken te zijn en te blijven bij het innovatietraject. De horizontale as geeft aan hoeveel invloed de stakeholder heeft op het innovatieproject. Is de stakeholder een beslissende speler die bijvoorbeeld budget toekent om de innovatie verder te brengen? Dan is de invloed hoog.

LET OP: het plotten is relatief. Je plaatst de stakeholders in relatie tot het innovatieproject, maar indirect ook in relatie tot elkaar. Zodra je de belangrijkste stakeholder hebt geïdentificeerd, kun je beter beoordelen hoe de overige stakeholders zich verhouden tot die belangrijkste stakeholder. Begin gewoon!

BETROKKENEN: De stakeholders die het innovatieproject ondersteunen of weerstand kunnen wegnemen. Betrek deze groep actief.

TOPSPELERS: Cruciale stakeholders die voortdurende aandacht verdienen en nodig zijn om de innovatie verder te brengen.

MENIGTE: Potentiële stakeholders in plaats van werkelijke stakeholders. Het is niet interessant om veel tijd en energie te besteden aan deze groep.

BEÏNVLOEDERS: De stakeholders die invloed hebben op de toekomstige context van het innovatieproject. Wek interesse en vergroot de bekendheid van deze groep met het innovatieproject.

Eerstvolgende stappen:

Bepaal tot slot wat de volgende stappen zijn voor jouw projectteam om de relatie met je stakeholders waar nodig op te bouwen, te behouden of te versterken. Krijgen de topspelers voldoende aandacht? Wat is er nodig om de topspelers tevreden te houden? Wat heeft het team nodig van deze topspelers? En hoe gaan we dat bereiken? De stappen kunnen variëren van het plannen van een reeks bijeenkomsten tot het organiseren van een tussentijdse evaluatie en het uitnodigen van de stakeholders hiervoor. Overleg de stappen met je team, geef er prioriteit aan en neem actie. Zo weet je zeker dat naast het identificeren van je stakeholders, er ook actie wordt ondernomen op het stakeholder management. Let’s do it!

Zorg na afloop voor een borging van alle inzichten rondom het stakeholder canvas. Plan indien nodig gedurende het innovatieproject een nieuwe sessie in om het stakeholder canvas bij te werken.

Veel succes en plezier bij het gebruik!